在商业活动和金融业务往来中，联系函是一种常见且重要的沟通文件。它用于与合作伙伴、客户或相关机构进行信息交流、事项告知等。那么，究竟该如何开具联系函，开具流程又有哪些要点呢？下面将为你详细介绍。
首先，开具联系函前要明确目的。这是开具联系函的基础，只有明确了目的，才能让联系函的内容有的放矢。比如，是要进行业务合作洽谈，还是告知对方某些重要信息，亦或是催款等。以业务合作洽谈为例，要清楚自己期望与对方达成什么样的合作意向，如合作项目的内容、合作模式等。
接下来是收集资料。根据联系函的目的，收集相关的信息和资料。如果是催款联系函，就需要收集欠款的具体金额、欠款时间、合同编号等信息；如果是业务合作洽谈联系函，则要收集合作项目的详细介绍、己方的优势和合作方案等资料。
然后进入撰写环节。联系函的格式通常包括标题、称谓、正文、落款等部分。标题要简洁明了，直接体现联系函的主题，如“关于业务合作的联系函”。称谓要准确，使用合适的称呼，如“尊敬的[对方单位名称]”。正文部分是核心，要条理清晰、逻辑连贯地表达自己的意图。语言要正式、专业、礼貌，避免使用模糊或容易引起歧义的词汇。落款要注明发函单位的名称、发函日期，并加盖公章。
开具联系函流程的要点如下表所示：
| 要点 | 具体内容 |
|---|---|
| 内容准确性 | 确保联系函中的信息准确无误，包括数据、名称、日期等。错误的信息可能会导致对方误解，影响业务往来。 |
| 语言规范性 | 使用规范的商业语言，避免口语化或随意的表达。同时，要注意语法和拼写错误。 |
| 语气恰当性 | 根据联系函的目的和对象，选择恰当的语气。如果是合作洽谈，可以用友好、诚恳的语气；如果是催款，则要坚定但不失礼貌。 |
| 审核环节 | 在发出联系函之前，要进行严格的审核。审核内容包括内容的完整性、准确性、语言规范性等。可以由相关负责人或专业人员进行审核，确保联系函的质量。 |
最后是发送环节。联系函可以通过邮寄、传真、电子邮件等方式发送。选择合适的发送方式，并保留好发送凭证，以备后续查询。
总之，开具联系函需要明确目的、收集资料、规范撰写，并注意流程中的各个要点，这样才能确保联系函发挥其应有的作用，促进商业活动和金融业务的顺利开展。
（责任编辑:王治强）