摘要:面对VUCA时代,所有企业和员工都面对着未来的不确定性,大部分人可以做的就是不断复盘总结、不断学习提高、不断迭代升级。
公司行政部门的一名员工,把过去半年的每日工作日报和周报、月报汇总了一下,看了半年前写的工作日报,明显感觉半年前的自己工作上有很多想法幼稚,缺乏专业性。
前几年流行一句话:“如果没有发现一年前的自己是个傻瓜,那就说明自己这一年没有进步”。对照这句话,他认为自己这一年进步非常大。
01 报告重在过程
我最早听说员工每日写工作报告是阿里巴巴,他们要求员工,每日都要写工作总结,并且工作总结要在工作群里分享,不仅上级可以看到,同级员工,相关岗位人员也都可以看到,有利于公司掌握员工工作状态,相关人员也可以通过工作日志来了解大家的工作情况,便于工作协调。
莱绅通灵从2020年2月也开展了员工写工作报告制度。工作报告有日报、周报、月报,要求普通员工和管理人员,每日、每周、每月都要写出工作总结。
虽然日报、周报可以让上级和同事更多了解自己的工作,可是我要求员工做日报、周报的主要目的不是为了这些。
美国行为经济学家,诺贝尔奖获得者丹尼尔-卡尼曼在《思考快与慢》里,提出人类思考系统1和系统2理论。
系统1是依赖直觉的、无意识的思考系统,系统2是需要主动控制的、有意识进行的思考系统。
在人类的决策行为模式中,两个系统都会发挥作用,但是,由于系统2的懒惰,很多时候系统1会占据主导地位,但是系统1的直觉式思考模式又存在种种缺陷,容易导致人类决策中的偏见和失误。我们应该有意识的去弥补这种缺陷,用系统2去弥补系统1,用慢思考去弥补快思考,有利于提高决策质量。
系统1是直觉系统,运行起来速度快,不怎么消耗脑力,不用意识控制,可以称为快思考。系统2是非直觉系统,有意识进行,需要保持足够的专注,主动控制,可以称为慢思考。
听起来似乎有点抽象,不要紧,我给你举个例子。当你看到一张女士的照片,她的头发是黑色的,正在瞪大眼睛,看起来是个年轻人。这些判断对你来说几乎是自动完成的,是无意识的,而且毫不费力,这就是系统1在发挥作用,这是你的快思考。
而当你面对一道乘法计算题,比如19乘以36,你可能知道答案的大概范围,但是除了少数接受过专门训练的人士之外,如果你不花点时间去计算的话,就无法得到正确答案。这个计算过程对你来说,需要集中注意力,刻意并且努力进行,还要遵循一定的方法,这是系统2在发挥作用,也就是慢思考。
简单说系统1就是依赖直觉,人类面对环境的刺激,直接在自己的过往经历和记忆中选取相关联的内容。它不用经过理性的推导或计算过程,就通过直觉直接得出结论。
不过,卡尼曼通过各种心理学实验的成果证明了一件事,那就是你在主观上,往往觉得自己是理性的,是理性在掌控着自己的决策。但实际上,系统1才是你行动的依据,你的大多数行为都是在系统1的指引下,在无意识之间完成的。那这背后的原因是什么呢?
这是因为系统2需要集中注意力,但人类大脑又是天生有惰性的,不愿意多付出这些注意力。在这种惰性之下,系统2往往会对系统1的直观判断无条件接受。系统1的直觉式快思考,也就成为了人们决策和行为的真正主宰。尤其是在人精力不足的情况下,系统2会更加弱势。
人们的工作,特别是经常性的工作,员工往往会落入系统1的习惯中去。
而如果员工工作结束后,能放慢节奏,回顾一下一天、一周、一个月的工作,理性分析一下工作中的方向、策略、方法等工作行为是否有需要优化的地方?让员工在低头拉车时,也不忘抬头看路。
写日报必然需要打字,而打字就会迫使人们进行慢思考,写出的日报同事和上级都是可以看到的,写作的人必然会思考遣词造句、思考内容逻辑性,思考写的内容有没有新思想?符合不符合公司经营策略,而这个思考的过程就是大脑由系统1转换到思考2的过程。
虽然员工写的内容,对同事和上级了解自己工作进度有一定帮助,但是它更大的价值来自于员工系统2“慢思考”带来的价值。
慢思考的过程远远大于它的结果。
02 报告内容需要结构化
日报、周报这些看似很虚的工作,在公司里推行,最容易出现走过场,形式 主义和虎头蛇尾的情况。为了避免在公司出现这样的情况,我们采取了一系列措施确保执行到位。
比如在内容上就有结构性的要求。比如公司对管理人员周报要求有:当周KPI回顾、当周破局点、当周躬身入局、当周反求诸己、当周管理文章学习实践、下周工作重点等内容。
这种结构化的内容规范,可以让撰写者不用在写作形式上化时间思考,通过类似填空的方式直接写出自己的思考内容。再者这些规定需要填写的内容,全都是一名管理者必须要聚焦思考和处理的问题。
这些结构化的内容促使管理人员去回顾和思考自己的工作重点和方向,日报和周报无形中对管理人员工作起到了“软约束”和牵引作用。
虽然说这些报告主要作用不是起到告知别人自己做什么的,可是因为这些内容必须要在相关人员的工作群里分享,这些内容会促进公司员工间的相互了解和相互理解。很多好的工作方法也可以通过这些渠道得到分享和传播。增进部门间和员工间的协作和相互赋能。员工也可以看到上级分享的报告,这样上下级都知道大家在做什么,思考什么,都有什么困难,可以进一步增进上下级间的理解和沟通。
03 报告链接未来
· 工作报告链接员工使命。
每个优秀的企业都有它的使命,每名员工就类似于一个小微企业,他如果想取得杰出成就,也必然需要有自己的使命。使命是一个企业和一名职场人员,存在于市场的理由和差异化竞争的基本手段。
在公司我倡导管理人员要和每个团队成员探讨他们的使命。有使命的员工,他们的工作是发自内心的,工作对于他们本身就是快乐的事。
KPI是员工和企业或者上级的约定,而使命是员工自己和自己的约定。自己和自己的约定,员工一定会全力以赴去完成。
我希望员工在写工作报告时,首先要写上自己的职场使命。
千里之行始于足下。
相信每个走出校园的学生都有一个成就一番事业的梦想。可是真正成功的人并不多,这是为什么呢?很多时候是我们没有把平时每一天做的工作和自己的人生目标建立起关联。
之所以我要求员工的工作报告首先要写上自己的职场使命,就是希望让员工思考,你的每天的每一项工作都是和自己的使命相联系的。如果我们不关注每一天,每一项工作的质量和方向,那我们的使命永远都不会实现。我们的人生目标只会是水中花,镜中月。
工作报告让自己感受到平常的工作和人生目标的联系,即使平时工作辛苦劳累,也愿意克服。因为只有让自己每天精进,人生目标才可能实现。
· 工作报告链接企业文化和公司目标
公司的企业文化和目标必须要落实到每名员工的行为。员工通过工作报告可以反映自己的价值观,和工作进度与公司目标的关系。公司通过工作报告的内容结构可以驱动员工的工作行为。
比如在莱绅通灵(603900,股吧),公司倡导管理人员的反求诸己和躬身入局的文化。在工作报告的内容结构里就设置了反求诸己和躬身入局等内容事项,管理人员在做工作报告时,必须要填写过去的工作有没有反求诸己,对哪些事项反求诸己了?过去有没有躬身入局?有没有入下属的局,有没有入客户的局?
工作报告是在公司公开平台发布的,员工如果做假,大家都可以监督。
这样的结构设计,让员工慢慢养成企业需要的价值观,对公司和员工自己都有很大好处。
员工的工作报告都必须要写自己的KPI,和KPI达成进度。相关人员通过工作报告,不仅知道自己的KPI情况,也知道别人的KPI制定和达成进度,不仅有利于各部门间工作的左右对齐,上下一致,还有利于推动公司总体绩效的达成。
· 工作报告链接亲人的嘱托
员工在一家公司工作,就是把生命托付给了这家公司。工作报告的最重要目的是帮助员工成长,成就员工。
工作报告记录着员工的每日辛劳,也记录着员工的每日成长。未来公司要把优秀员工的工作报告(最终会扩展到所有员工)每年打印成册给员工做纪念。
不仅如此,公司开会把员工的工作报告寄给他们的父母或者丈夫、妻子,让员工的亲人们感受到他们在公司的努力与进步,分享他们的喜悦与挑战。
我们还会请员工最亲的亲人在工作报告上写上对他们在公司工作的嘱托。
员工还会在公司部门的晨会上朗读父母、亲人对他们的嘱托。
每一名父母、亲人都希望自己的孩子、亲人能勤奋工作,不断成长,而员工的工作报告就记录了他们的勤奋工作和不断成长的过程。
我想每名员工都不会愿意辜负父母和亲人的嘱托,当员工每天在写工作报告时,知道未来父母或者亲人也可能看到这些内容,看到自己的成长和积极进取,一定会更加努力工作。
《匠人精神》是日本木工业传奇秋山利辉的大作,其创立的“秋山木工”的定制家具常见于日本宫内厅、迎宾馆、国会议事堂等。秋山先生强调“先德行,后技能”、“己成,则物成”的大道,秋山先生创立了一套一流人才的育成法则——“匠人须知30条”,有效磨炼心性和品格,唤醒员工体内的一流精神,为天命而活。
在他们培育学徒的过程当中,会给每一个学徒发一个大大的素描本。他要求每一个学徒每天进行了训练之后,都要在这个本子上写下来今天的心得并且画图。因为他们做木工需要画图。一边画图,一边讲解今天学了些什么东西,做详细的笔记。积攒够一本笔记之后,就把这个笔记本寄给父母,要求父母在笔记上写下鼓励的话,再寄回来给学徒们。
学徒们拿到这个本在晨会上要大声地念出来,要大声地把父母写的那些鼓励的话念出来。我们能够想象这些一年多都见不到父母的这些年轻学徒们在读到父母写的那个鼓励的话的时候,是什么样感觉吗?大部分的人是一边哭一边念,痛哭流涕在讲父母给他的鼓励的话。那你能够想象那些父母在家里收到,他那个原来并不怎么听话的孩子寄过来的那一整本的笔记的时候,是什么感觉吗?很多父母也是一边哭一边写鼓励的话。所以当这些孩子们哭着念父母鼓励的话之后,第二天他就会更加投入地去学习。
亲人鼓励的效果远胜过领导的教育无数倍。
04 记录光阴的故事
在莱绅通灵还有其它一些类似于员工工作报告这样“吃力不讨好”的工作,刚开始推动这些工作,我也是顶着很大压力。
因为公司的愿景里有“成就员工”这样的理念,所以每当我觉得这是对员工成长有帮助时,我就会去坚持。我深刻的明白良药苦口利于病,忠言逆耳利于行。当一部分员工在执行的过程中,感受到了自己的变化与成长,就会拥抱这些“变态”的管理。
在我的管理理念里,企业始终应该把员工当成可以成长的人,而不仅仅是为企业挣钱的工具。
面对VUCA时代,所有企业和员工都面对着未来的不确定性,大部分人可以做的就是不断复盘总结、不断学习提高、不断迭代升级。
迭代快的人一定战胜起步早的人,员工工作报告不仅是促进自己不断小步迭代的有效工具,还是员工链接未来、链接企业文化战略和亲人嘱托的载体。
当公司员工八十岁时,面对孙子或者重孙子对自己的追问:你们那个时候都是如何工作如何努力的?
我希望所有莱绅通灵的员工不是概括性的说些当年如果努力的话,而是可以拿出封存多年的“工作报告”,指着上面的文字,给未来的人说出无数具体的历史细节,诉说咱们老百姓(603883,股吧)自己的故事。
